Remote Working Tools

BISNES

Ini adalah kajian untuk develop persekitaran kerja yang mesra remote working.

Remote working adalah kerja di luar ofis. Dari definisi tersebut dapat kita simpulkan bahawa kerja dan pekerja akan berada diluar kawasan ofis dan diluar waktu kerja ofis.

Ini memberi kelebihan berikut:

  1. HR mudah untuk recruit pekerja yang sangat berbakat tanpa terikat dengan lokasi dan masa kerja. Hanya perlu sahkan culturally fit into our company
  2. Kos menguruskan ofis rendah kerana tidak perlu ofis yang sangat besar untuk memasukkan semua pekerja
  3. Fleksibel dari segi human resource.

Untuk membina ruang kerja yang mesra remote working ini, beberapa kriteria perlu di ambil kira. Antara keperluan kepada syarikat adalah:

  1. Kerja siap mengikut requirement
  2. Komunikasi lancar dan berkesan
  3. Pilihan di tangan syarikat
  4. Kos yang ditanggung harus berbaloi

1. KERJA SIAP MENGIKUT REQUIREMENT

Kerja yang dijalankan haruslah siap mengikut skop kerja seperti hasil yang diingini, masa yang ditetapkan dan kos yang ditetapkan.

Masalah biasanya timbul apabila komunikasi tidak lancar menyebabkan ketua dan pekerja tidak selari expectationnya. Ini biasanya diakibatkan daripada arahan dalam bentuk verbal dan tiada pengesahan.

Maka alat komunikasi harus dalam bentuk bertulis agar mudah menjadi rujukan pekerja semasa proses menyiapkan kerja.

Arahan mesti mempunyai 5 skop berikut:

  1. Hasil kerja yang dimahukan
  2. Due date
  3. Kos (jika ada)
  4. Person in charge / PIC (pekerja)
  5. Chain of report / COR (ketua, CEO, etc)

2. KOMUNIKASI LANCAR DAN BERKESAN

Kelancaran komunikasi bergantung kepada medium yang digunakan. Medium paling lancar adalah komunikasi verbal seperti perbincangan empat mata.

Namun komunikasi verbal tidak cukup berkesan kerana tidak semua insan mahir berkomunikasi secara lisan.

Oleh yang demikian, setiap komunikasi haruslah disimpan dalam bentuk bertulis. Lebih elok lagi jika ianya dijalankan dalam bentuk bertulis seperti email atau chat.

Komunikasi dalam bentuk lisan akan membantu ‘History Tracking’ dan ‘Archivability’ untuk rujukan akan datang.

Jenis-jenis komunikasi yang perlu ada untuk melicinkan operasi remote working adalah:

  • Brainstorming idea
  • Project management
  • Progress notification
  • Notification stream
  • Document management

Maka alat-alat dan SOP yang ingin syarikat gunakan harus dapat tangani segala jenis komunikasi ini.

3. PILIHAN DI TANGAN SYARIKAT

Setiap syarikat mahukan kuasa untuk mengubah keputusan yang perlu untuk menguruskan syarikat. Remote working tetap meletakkan keputusan dalam tangan syarikat, bukan pekerja.

Namun, sistem remote working harus berdiri atas dasar ‘percaya’ dengan pekerja bahawa mereka tidak akan sabotaj diri sendiri dan juga syarikat.

Oleh yang demikian, pemilihan pekerja yang betul adalah sangat kritikal.

Kejayaan sistem remote working adalah bergantung penuh pada proses recruitment pekerja. Hanya department dengan pekerja yang cemerlang dari segi budaya kerja dan hasil kerja yang sesuai dengan sistem ini.

Ia penting kerana pada peringkat awal remote working diperkenalkan, sistem masih baru dan akan terdapat banyak lopphole yang boleh dimanipulasi oleh pekerja. Malah sistem apa pun tidak sempurna dan boleh dimanipulasi. Adalah lebih mudah dan MURAH menyediakan ekosistem remote working dengan tunjang utama adalah pekerja yang boleh dipercayai dan tunjang kedua adalah alat kerja dan alat komunikasi yang sesuai.

Kerja berlandaskan ‘garis panduan’ adalah lebih mudah dan fleksibel berbanding kerja berlandaskan ‘undang-undang dan hukuman’.

4. KOS YANG DI TANGGUNG HARUS BERBALOI

Kos ekosistem remote working pasti menjadi salah satu isu besar. Namun dengan letupan keperluan remote working ini, terdapat banyak alat dalam pasaran dengan pelbagai peringkat harga dan keperluan.

Malah ianya jauh lebih murah daripada apa yang kita bayangkan.

Harga alat-alat ini kebanyakannya bermula daripada RM 0.

Ya, bermula daripada PERCUMA

Berikut adalah alat yang di cadangkan mengikut kepenggunaan

Artikel Lain
   

Hakcipta Terpelihara © 2017 Izwan Wahab